Toutes les entreprises sont confrontées à une problématique commune : comment gérer leurs salles de réunion suite à leur croissance et l'optimisation des processus.
Une task au départ purement administrative est souvent gérée avec un bout de papier à l'entrée de chaque salle de réunion.
DXspark, dans le cadre de l'innovation du groupe MoOngy, a été mis au défi de trouver une solution pour la gestion des salles de réunion du nouveau siège social de MoOngy. Profitez et découvrez nos bureaux. Venez nous rendre visite!
Dans la recherche de solutions, nous avons trouvé des abonnements de produits et des solutions en tant que service, qui répondent à presque toutes les exigences identifiées. Cependant, dans le but d'exposer et de démontrer notre compétence en transformation numérique, nous avons décidé de concevoir un système à partir de zéro, de sa conception à sa production physique. La matérialisation de ce système impliquait un nombre réduit de dépendances et un faible impact d'adoption dans l'organisation.
Avec l'adoption d'Office 365 de Microsoft dans l'univers MoOngy, nous avons pris en charge l'ensemble du système dans la fonctionnalité de gestion de salle (ressources) fournie par ce système. Nous avons conçu une solution pour tablette dans Xamarin.Forms, qui utilise Azure API Management pour communiquer avec graphQL de Microsoft Office 365. Cette intégration permet une utilisation simplifiée de la planification des salles de réunion via Microsoft Outlook sans aucun développement supplémentaire.
Nous avons impliqué des compétences de développement Mobile Xamarin.Forms (.NET MAUI ready), UI/UX pour le développement d'interactions d'applications de tablette, ainsi que la conception de schémas 3D à l'aide de l'outil Tinkercad, le développement d'API dans Azure APIM et même le fer à souder a été utilisé.
Microsoft Office 365
Les salles ont été configurées en tant que ressources Office, enregistrant également leurs caractéristiques et capacités, avec les politiques de planification associées à chaque groupe Office365. Par exemple, la planification d'une réunion dans la salle d'administration ne peut être effectuée que par certains groupes.
Microsoft APIM – Azure API Management
Nous avons utilisé une structure API qui reçoit les demandes de réservation de salles et redirige les demandes vers graphQL depuis Microsoft Office 365. Des points de terminaison ont également été développés qui reçoivent le rappel de Microsoft avec l'acceptation du rendez-vous, en envoyant un jeton à l'utilisateur qui a passé la commande.
Microsoft Outlook
La réservation des salles se fait via Outlook, où nous sélectionnons la salle dans laquelle nous voulons programmer la réunion. Les informations visuelles présentées indiquent la capacité et la disponibilité des chambres, à l'heure sélectionnée lors de la réservation.
Après confirmation de la commande, l'utilisateur est informé du jeton à utiliser pour le check-in à la chambre, au moment de la réservation.
Tablet et Aplication
Nous avons sélectionné le tablet Samsung TM-290 avec Android en raison de son prix et de sa taille indiquée à cet effet. Avec un lanceur et une application, nous garantissons que chaque fois que l'appareil est allumé, l'application de gestion de la salle de réunion finit par occuper tout l'écran, supprimant les boutons du système de la zone visible. L'application a été développée avec l'UI/UX à l'esprit, afin que l'utilisateur puisse voir rapidement et visuellement si la salle est libre, avec rendez-vous ou en cours d'utilisation (et quelle sera la durée de la réunion qui aura lieu).
Structure de support
Nous avons conçu les structures en CAO pour être imprimées dans une imprimante 3D, à l'aide de PLA. Toutes les tablets étaient fixées au mur, connectées avec un câblage USB et des élévateurs pour maintenir le courant et la tension électriques à des niveaux suffisants pour charger la tablette, même avec des câbles USB de 5 mètres.
Resultat final:
Pour un look plus intégré au décor, nous avons choisi d'acheter des cadres en aluminium usinés qui ont été collés sur les structures imprimées en PLA. Actuellement, tous les employés du groupe Moongy peuvent réserver des salles de réunion et de formation via Outlook.
De nombreuses entreprises sont confrontées au besoin d'une solution de gestion des salles de réunion et de formation, et en utilisant les fonctionnalités de Microsoft Office 365, nous n'avons qu'à rendre ces informations disponibles dans les salles.
La disponibilité des API graphQL par Microsoft permet la gestion des ressources Microsoft Office et, dans une autre perspective, on peut également imaginer une implémentation de Dashboards pour surveiller les performances de Scrum (vitesse, burndown chart) ou les exécutions de pipeline associées aux CI/CD, en utilisant l'API de Azure DevOps, ici dans le cadre du suivi de livraison des projets et/ou des équipes produit.
Connaissant les capacités des systèmes et services Microsoft, le processus de transformation digitale devient plus facile. Si vous êtes curieux ou avez des initiatives de transformation digitale en cours, lancez-nous le défi et nous serons là pour vous aider à concevoir l'architecture et la mise en œuvre.
DXspark –Igniting Ideas